こんにちはAbbyです。
米国で米国の会社に勤務し始めて2年ほどした頃、急に私の上司が他のチームに異動となり、後任の配置が決まるまで、必要な会議には私が出て穴埋めすることになりました。ところがローカルの会社に勤務する以上、英語は話せて当然なので、私の拙い英語では皆のフラストレーションが沸騰し、迷惑をかけるだろうと容易に想像できました。
そこで徹底して準備をしました。私や私の周囲の人間が知る米国人は、会議に対する準備が手薄です。少なくとも会議で話し合われる課題リスト(アジェンダ)ぐらいは見てくる程度の方が大多数でした。(それでも会議であれほど意見が出る、というのも驚きではあります。)
ここでは、あくまで社内会議を想定しています。
準備で一番効果があるのは、説明する必要がある内容をスライド(パワポ)にして視覚化する事でした。この作業には様々な効果があります。
① 内容を視覚化:拙い英語での説明よりよっぽどパワフルです。課題がどのチームとどう関連しているか、そもそもの要因の優先順位はどうかなど、一目瞭然!
② 自分の考えがまとまる:視覚化することで、説明内容が整理され、よりロジカルになりました。
③ 準備しているという安心感が自信につながり、拙い英語でもマトを得た説明ができる。
④ 皆でスライドをエビデンスとして共有し、会議後のフィードバックも頂ける。誤解を避け、皆が同じ理解の上に立てる。
⑤ 追記:スライドはなるべく2枚以内:それ以上のスライドは散漫になり、皆の集中力も持ちません。Row dataは不要。
アジア人の多くは、何十枚もスライドを用意し、そのボリュームで安心する傾向があります。(要するに、焦点を詰めきれない。)ですが、説明対象となる上席のレベルが高くなればなるほど、Cレベルが入る際は尚のこと、3枚以上は無駄です。英語のスライドを死ぬほど作成し、最終的に英語も上達できたと思いますが、長期的にはビジネス上1番の恩恵は②自分の考えがまとまる、であり理論武装出来る事と思います。おススメです。